Políticas de seguridad (III de III)

Para elaborar una política de seguridad es necesario pasar por cuatro etapas que permitan desarrollarla acorde a las necesidades de la organización y que puedan cumplirse en el día a día por todos los usuarios dentro de la organización.

Las etapas que involucran este proceso son, la etapa de desarrollo, implementación, mantenimiento y eliminación. 

1. Fase de desarrollo: durante esta fase la política es creada, revisada y aprobada. 

2. Fase de implementación: en esta fase la política es comunicada y acatada (o no cumplida

por alguna excepción).

3. Fase de mantenimiento: los usuarios deben ser conscientes de la importancia de la política, su cumplimiento debe ser monitoreado, se debe garantizar su cumplimiento y se le debe dar mantenimiento (actualizarla).  

4. Fase de eliminación: La política se retira cuando no se requiera más.  

Creación: Planificación, investigación, documentación, y coordinación de la política 
El primer paso en la fase de desarrollo de una política es la planificación, la investigación y la redacción de la política o, tomado todo junto, la creación. La creación de una política implica identificar por qué se necesita la política (por ejemplo, requerimientos legales, regulaciones técnicas, contractuales u operacionales); determinar el alcance y la aplicabilidad de la política, los roles y las responsabilidades inherentes a la aplicación de la política y garantizar la factibilidad de su implementación. La creación de una política también incluye la investigación para determinar los requerimientos organizacionales para desarrollar las políticas (es decir, que autoridades deben aprobarla, con quién se debe coordinar el desarrollo y estándares del formato de redacción), y la investigación de las mejores prácticas en la industria para su aplicabilidad a las necesidades organizacionales actuales. De esta etapa se tendrá como resultado la documentación de la política de acuerdo con los procedimientos y estándares de la universidad, al igual que la coordinación con entidades internas y externas que la política afectará, para obtener información y su aceptación. En general, la creación de una política es la función más fácil de entender en el ciclo de vida de desarrollo de una política. 

Revisión: Evaluación independiente de la política 
La revisión de la política es la segunda etapa en la fase de desarrollo del ciclo de vida. Una vez la documentación de la política ha sido creada y la coordinación inicial ha sido iniciada, esta debe ser remitida a un grupo (o un individuo) independiente para su evaluación antes de su aprobación final. Hay varios beneficios de la revisión independiente: una política más viable a través del escrutinio de individuos que tienen una perspectiva diferente o más vasta que la persona que redactó la política; apoyo más amplio para la política a través de un incremento en el número de involucrados; aumento de credibilidad en la política gracias a la información recibida de diferentes especialistas del grupo de revisión. Propio de esta etapa es la presentación de la política a los revisores, ya sea de manera formal o informal, exponiendo cualquier punto que puede ser importante para la revisión, explicando su objetivo, el contexto y los beneficios potenciales de la política y justificando por qué es necesaria. Como parte de esta función, se espera que el creador de la política recopile los comentarios y las recomendaciones para realizar cambios en la política y efectuar todos los ajustes y las revisiones necesarias para obtener una versión final de la política lista para la aprobación por las directivas. 

Aprobación: Obtener la aprobación de la política por parte de las directivas 
El paso final en la fase de desarrollo de la política es la aprobación. El objetivo de esta etapa es obtener el apoyo de la administración de la universidad, a través de la firma de una persona ubicada en una posición de autoridad.  
La aprobación permite iniciar la implementación de la política. Requiere que el proponente de la política haga una selección adecuada de la autoridad de aprobación, que coordine con dicho funcionario, presente las recomendaciones emitidas durante la etapa de revisión y haga el esfuerzo para que sea aceptada por la administración. Puede ocurrir que por incertidumbre de la autoridad de aprobación sea necesaria una aprobación temporal. 

Comunicación: Difundir la política 
Una vez la política ha sido aprobada formalmente, se pasa a la fase de implementación. La comunicación de la política es la primera etapa que se realiza en esta fase. La política debe ser inicialmente difundida a los miembros de la comunidad universitaria o a quienes sean afectados directamente por la política (contratistas, proveedores, usuarios de cierto servicio, etc.). Esta etapa implica determinar el alcance y el método inicial de distribución de la política (es posible que deban tenerse en cuenta factores como la ubicación geográfica, el idioma, la cultura y línea de mando que será utilizada para comunicar la política). Debe planificarse esta etapa con el fin de determinar los recursos necesarios y el enfoque que debe ser seguido para mejorar la visibilidad de la política.

 
Cumplimiento: Implementar la política 
La etapa de cumplimiento incluye actividades relacionadas con la ejecución de la política. Implica trabajar con  otras personas de la universidad, vicerrectores, decanos, directores de departamento y los jefes de dependencias (de división o de sección) para interpretar cuál es la mejor manera de implementar la política en diversas situaciones y oficinas; asegurando que la política es entendida por aquellos que requieren implementarla, monitorearla, hacerle seguimiento, reportar regularmente su cumplimiento y medir el impacto inmediato de la política en las actividades operativas. Dentro de estas actividades está la elaboración de informes a la administración del estado de la implementación de la política.  

Excepciones: Gestionar las situaciones donde la implementación no es posible 
Debido a problemas de coordinación, falta de personal y otros requerimientos operacionales, no todas las políticas pueden ser cumplidas de la manera que se pensó al comienzo. Por esto, cuando los casos lo ameriten, es probable que se requieran excepciones a la política para  permitir a ciertas oficinas o personas el no cumplimiento de la política. Debe establecerse un proceso para garantizar que las solicitudes de excepciones son registradas, seguidas, evaluadas, enviadas para aprobación o desaprobación, documentadas y vigiladas a través del periodo de tiempo establecido para la excepción. El proceso también debe permitir excepciones permanentes a la política al igual que la no aplicación temporal por circunstancias de corta duración. 

Concienciación: Garantiza la concienciación continuada de la política 
La etapa de concienciación de la fase de mantenimiento comprende los esfuerzos continuos realizados para garantizar que las personas están conscientes de la política y buscan facilitar su cumplimiento. Esto es hecho al definir las necesidades de concienciación de los diversos grupos de audiencia dentro de la organización (directivos, jefes de dependencias, usuarios, etc.); en relación con la adherencia a la política, determinar los métodos de concienciación más efectivos para cada grupo de audiencia (es decir, reuniones informativas, cursos de entrenamiento, mensajes de correo, etcétera); y desarrollo y difusión de material de concienciación (presentaciones, afiches, circulares, etc.). La etapa de concienciación también incluye esfuerzos para integrar el cumplimiento de la política y retroalimentación sobre el control realizado para su cumplimiento. La tarea final es medir la concienciación de los miembros de la comunidad universitaria con la política y ajustar los esfuerzos de  acuerdo con los resultados de las actividades medidas. 

Monitoreo: Seguimiento y reporte del cumplimiento de la política 
Durante la fase de mantenimiento, la etapa de monitoreo es realizada para seguir y reportar la efectividad de lo esfuerzos en el cumplimiento de la política. Esta información se obtiene de la observación de los docentes, estudiantes, empleados y los cargos de supervisión, mediante auditorias formales, evaluaciones, inspecciones, revisiones y análisis de los reportes de contravenciones y de las actividades realizadas en respuesta a los incidentes. Esta etapa incluye actividades continuas para monitorear el cumplimiento o no de la política a través de métodos formales e informales y el reporte de las deficiencias encontradas a las autoridades apropiadas.  
Garantía de cumplimiento: Afrontar las contravenciones de la política 

La etapa de garantía de cumplimiento de las políticas incluye las respuestas de la administración a actos u omisiones que tengan como resultado contravenciones de la política con el fin de prevenir que sigan ocurriendo. Esto significa que una vez una contravención sea identificada, la acción correctiva debe ser determinada y aplicada a los procesos (revisión del proceso y mejoramiento), a la tecnología (actualización) y a las personas (acción disciplinaria) involucrados en la contravención con el fin de reducir la probabilidad de que vuelva a ocurrir. Se recomienda incluir información sobre las acciones correctivas adelantadas para garantizar el cumplimiento en la etapa de concienciación. 

 
Mantenimiento: Asegurar que la política esté actualizada 
La etapa de mantenimiento esta relacionada con el proceso de garantizar la vigencia y la integridad de la política. Esto incluye hacer seguimiento a las tendencias de cambios (cambios en la tecnología, en los procesos, en las personas, en la organización, en el enfoque del negocio, etcétera) que puede afectar la política; recomendando y coordinando modificaciones resultado de estos cambios, documentándolos en la política y registrando las actividades de cambio. Esta etapa también garantiza la disponibilidad continuada de la política para todas las partes afectadas por ella, al igual que el mantenimiento de la integridad de la política a través de un control de versiones efectivo. Cuando se requieran cambios a la política, las etapas realizadas antes deben ser re-visitadas, en particular las etapas de revisión, aprobación, comunicación y garantía de cumplimiento.  

Retiro: Prescindir de la política cuando no se necesite más 
Después que la política ha cumplido con su finalidad y no es necesaria (por ejemplo, la empresa cambió la tecnología a la cual aplicaba o se creó una nueva política que la reemplazó) entonces debe ser retirada. La etapa de retiro corresponde a la fase de eliminación del ciclo de vida de la política, y es la etapa final del ciclo. Esta función implica retirar una política superflua del inventario de políticas activas para evitar confusión, archivarla para futuras referencias y documentar la información sobre la decisión de retirar la política (es decir, la justificación, quién autorizó, la fecha, etcétera).  
Estas cuatro fases del ciclo de vida reúnen 11 etapas diferentes que deben seguirse durante el ciclo de vida de una política específica. No importa como se agrupen, tampoco importa si estas etapas son abreviadas por necesidades de inmediatez, pero cada etapa debe ser realizada. Si en la fase de desarrollo la universidad intenta crear una política sin una revisión independiente, se tendrán políticas que no estarán bien concebidas ni serán bien recibidas por la comunidad universitaria. En otras circunstancias, y por falta de visión, puede desearse omitir la etapa de excepciones de la fase de implementación, pensando equivocadamente que no existirán circunstancias para su no cumplimiento. También se podría descuidar la etapa de mantenimiento, olvidando la importancia de mantener la integridad y la vigencia de las políticas. Muchas veces se encuentran políticas inoficiosas en los documentos de importantes organizaciones, indicando que la etapa de retiro no está siendo realizada.  

No sólo se requiere que las once etapas sean realizadas, algunas de ellas deben ser ejecutadas de manera cíclica, en particular mantenimiento, concienciación, monitoreo, y garantía de cumplimiento.

Saludos.

Lexer Pars.   

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Políticas de seguridad (I de III)
Políticas de seguridad (II de III)
Políticas de seguridad (III de III)
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